訂單員的一個上午,
壓縮成 半小時掃視確認。
LINE 文字、Excel、圖片訂單自動整理成 ERP 可匯入資料。系統做主檔比對與異常標示,對不上的交由人確認,不再從空白處打字。
| 訂單類型 | 人工打字 | 使用訂易後 |
|---|---|---|
| LINE 文字 / Excel | 每張 3 – 4 分鐘 | 每張約 1 分鐘 |
| 印刷體圖片 | 每張 3 – 5 分鐘 | 每張約 1 分鐘 |
| 手寫圖片 / 傳真 | 每張 5 – 8 分鐘 | 每張 1 – 2 分鐘 |
打單不是「多請一個人就好」的問題。
品項幾百上千、同一樣東西每個客戶叫法都不同、圖片模糊、單位混亂。這些細節每天都在吃掉訂單員的時間,以及老闆的錯漏成本。
一天 3–4 小時打單
訂單員大半天卡在鍵盤前抄客戶編號、品項、數量、單位。
LINE、Email、圖片各一堆
訂單從不同管道進來,先花時間彙整、複製貼上,還沒開始打單就先耗掉一段時間。
訂單量一多就要加人
訂單量成長 = 人力成本線性上升,旺季更是不夠用,擴充卡在打單這關。
漏單就是賠客戶
疲勞打字容易錯抄、漏抄,一筆錯單的損失可能超過一整天的人力費。
系統做重複的動作,人做判斷與知識沉澱。
每個功能都對應一個老闆真實的顧慮:總投入、回本速度、員工買不買單、新人多久上手。
多來源自動接單
LINE 官方帳號、共用 Email、公司信箱訂單自動進系統。你的客戶下單方式不用改,系統適應他們,不強迫他們適應你。
主檔管理:訂單員的專業升級
別名、單位對照都在主檔可設定。訂單員從打字員升級為主檔管理員 —— 這是「賦權」不是「取代」,員工買單度大幅提升。
圖片辨識 + 異常標示
菜單、印刷單、手寫單、傳真拍照都以 AI 辨識為主軸。系統不擅自解讀不確定的部分,對不上主檔的直接標紅由人確認,不會漏也不會誤判。
一鍵匯出既有 ERP
Excel / CSV / JSON,直接匯入鼎新、正航、SAP B1、Odoo。不動你熟悉的 ERP 檢核流程,只把打單前置那段自動化。
異常自動標示
信心低的辨識、對不上主檔的品項、單位對不上的資料會被標紅。人員逐筆確認時能一眼看出哪些要優先處理,速度遠快於從空白處打字。
主檔即知識庫,新人快上手
你在主檔建立的別名、單位規則都是永久資產。新人 1-2 週上手,不用等 3-6 個月熬成老鳥,人員流動的痛降到最低。
同樣 100 筆訂單,兩種上午。
假設一位訂單員早上八點開始接單。對比只算打字/確認時間,不含需向客戶確認的部分(兩邊都有)。
上午卡在鍵盤前
- 08:00翻 LINE、Email、拍照訂單,彙整當日
- 08:30打開 ERP,一筆筆抄客戶編號、品項、數量、單位
- 09:30打字疲勞,速度變慢,錯抄機率上升
- 10:30中途發現一筆漏抄,插入補處理
- 11:30終於打完,回頭再檢查一次
- 12:00午餐前趕出貨單
上午回歸營運工作
- 08:00訂單已自動進系統,標準化完成
- 08:05打開網頁,顯示今日 100 筆、紅點 12 筆
- 08:1588 筆正常筆快速掃視確認
- 08:30一鍵匯出 ERP
- 08:35紅點集中處理(對不上主檔、辨識信心低)
- 09:00回歸客戶詢問、庫存、出貨排程
系統費用 vs 人力工時,直接比。
假設一位訂單員月薪 3 萬,加勞健保實際成本約 34,000,每月工作 22 天。
情境 A｜留用訂單員,時間釋放到其他業務
訂單員多出的 66 小時投入接電話、客戶關係、庫存管理。
多出的 66 小時價值難以精算,累積下來可觀。若目前訂單量穩定、沒有明顯成長需求,短期效益偏溫和 —— 主要價值在於降低疲勞與錯漏、為擴充階段做準備。詳細估算與其他隱藏成本請於訪談攤開。
情境 B｜訂單量成長,不必再多雇一人
原本因訂單量成長要多雇一位訂單員,改用系統擴充處理能力。
| 系統月費 | − NT$ 6,500 |
| 導入費攤提(15,000 / 12 月) | − NT$ 1,250 |
| AI 代管基礎 | − NT$ 2,500 |
| 主檔維護、訓練等其他成本 | − NT$ 800 |
| 省下一位訂單員月成本 | + NT$ 34,000 |
| 每月淨效益 | 約 + NT$ 23,000 |
越接近以下條件,節省的時間越可觀。
品項多、單位混雜的批發業
品項數百上千,單位、規格、包裝多元 —— 不限產業別,只要品項數量大、單位不統一,打單時間就會顯著。
訂單集中在 LINE / Email 的批發商
使用 LINE 官方帳號、共用信箱、公司 Email 統一接單,訂單能被單一入口收集。
已有主流 ERP、想釋放人力
鼎新、正航、SAP B1、Odoo 等 ERP 使用中,不想換系統,只想把打單那段前置作業自動化。
三塊費用清楚拆開,導入按版型級距。
導入費、系統月費、AI 用量三塊分開。導入費依版型量分級,AI 分代管與自管兩種方案。
含系統建置、品項主檔、主流 ERP 匯入設定、常用訂單版型的程式化解析。實際金額依版型量,見下方級距對照。
「一個訂單格式」的定義:一種固定寫法算一個(多客戶可共用)。例如一種 Excel 版型、一張菜單影像、一種 LINE 文字模板,各算一個。
含 10 個使用者、系統維運、基礎主機、備份、原範圍錯誤修正、文字工單客服。
代管方案含 AI 用量,依訂單量分基礎與進階;自管方案由你直接付大廠。詳細見下方對照。
| 級距 | 版型量 | 導入費(未稅) |
|---|---|---|
| 入門 | 1 – 5 個版型 | NT$ 15,000 |
| 標準 | 6 – 15 個版型 | NT$ 25,000 |
| 進階 | 16 – 30 個版型 | NT$ 40,000 |
| 大型 | 30 個以上 | 議價 |
AI 方案:代管 vs 自管
含 1,500 筆 AI 用量,適合每天 30–50 張訂單、每張約 10 筆的批發商。超量每筆 NT$ 2。
含 5,000 筆 AI 用量,適合每天 100+ 張訂單、訂單量成長型的中大型批發。超量每筆 NT$ 2。
你自己申請 OpenAI / Google / Anthropic API 帳戶並綁卡。系統月費不變,適合有 IT 能力或訂單量極大的客戶。
LINE 官方帳號由客戶自行申請,系統只串接 webhook 接收訂單,不使用推播額度,不影響 LINE 月費。
AI 平台費用若大幅變動或本公司調整運算方案,得於 30 天前通知調整方案。
想先看看實際操作長什麼樣?
不用註冊、不用留資料,直接開一份訂單確認介面 Demo 點點看。
覺得有點意思?回一句話就好。
如果這個題目對你有意義,寫封信給我 —— 任何一句話都可以。我會判斷你的情境是否適合,再寄一份簡短問卷了解細節。不感興趣就當沒看過,不再打擾。